DMS - Dokumentenmanagement, ECM - Software Systeme und Lösungen im Vergleich

Dokumentenmanagementsysteme (DMS) und Enterprise Content Management (ECM) werden aufgrund der wachsenden Informationsflut für Unternehmen zu einem immer bedeutenderen Faktor für den Unternehmenserfolg. Das schnelle Wiederauffinden von geschäftsrelevanten Informationen wird so zu einem echten Wettbewerbsvorteil. Durch leistungsstarke DMS/ECM-Software kann das Informationsmanagement im Unternehmen optimiert und Geschäftsprozesse erheblich effizienter gestaltet werden.

DMS Kernbereiche

Die Nachfrage nach Dokumentenmanagementsystemen in der Industrie, im Handel und im Dienstleistungsbereich wächst stetig. Auch die Funktionsbereiche von DMS-Lösungen werden immer vielfältiger. Dokumenten-Management-Software dient den Unternehmen nicht mehr nur noch für die reine Dokumentenverwaltung, sondern entwickelt sich vielmehr zu einem dynamischen Steuerungsinstrument der dokumentenbasierten Geschäftsprozesse, um sich proaktiv den sich stetig ändernden Marktanforderungen zu stellen.

Der Einsatzbereich von DMS/ECM-Lösungen reicht dabei vom Inputmanagement (Scannen, Texterkennung), E-Mail-Archivierung, Dokumenten- und Aktenverwaltung, bis hin zum Outputmanagement (Druckkostenoptimierung, Portooptimierung). Auch umfangreiche Workflow-Komponenten, Groupware-Funktionen zur standortübergreifenden Zusammenarbeit im Team (Collaboration) sowie Reporting-Tools sind mittlerweile im Umfang vieler ECM-Suiten enthalten. Ein gewichtiges Argument für den Einsatz von professioneller DMS-Software sind zudem die hohen Compliance-Anforderungen, die der Gesetzgeber an die Unternehmen stellt. Die von vielen DMS-Anbietern angebotenen revisionssicheren Archivlösungen leisten hier wertvolle Unterstützung.

Während Großunternehmen DMS vielmals bereits seit Jahren im Einsatz haben, sind es momentan vor allem die kleineren und mittelständischen Unternehmen, die Dokumentenmanagementlösungen stark nachfragen. Das Angebot ist vielseitig, eindeutige Marktführer gibt es im DMS-Segment nicht. Vor allem mittelständische DMS-Anbieter punkten mit zielgruppengerechten Lösungen und individuellem Zuschnitt.

In diesem DMS/ECM-Bereich haben wir unser Software-Wissen durch aufbereitete Informationen gebündelt. Erfahren Sie hier alles, was Sie bei der Auswahl von Dokumentenmanagement-Software berücksichtigen sollten. Informieren Sie sich über die bekanntesten DMS-Anbieter und deren Softwarelösungen auf dem deutschsprachigen Markt. Orientieren Sie sich mit Whitepapers und Anwenderberichten über Hersteller und Lösungen und halten Sie sich mit unseren DMS-News immer auf dem neuesten Stand.

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Letzte Studie zum Thema: DMS/ECM Software Studie 2020

Dokumenten Management Systeme (DMS) / Enterprise Content Management (ECM) im Vergleich

DMS und ECM Software ist für die effiziente Verwaltung von dokumentenbasierten Prozessen in Unternehmen unabdingbar.

Zu den analysierten Fachbereichen gehörten u.a.:

  • Input Management
  • Scannen und Capture Texterkennung
  • Dokumentenverwaltung, Dokumentensuche
  • Aktenverwaltung
  • E-Mail-Archivierung
  • Groupware
  • Workflowmanagement
  • Reporting
  • Output Management

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Glossareintrag - DMS - Dokumenten-Management-System

Unter Dokumentenmanagementsystemen(DMS) versteht man eine datenbankgestützte Verwaltung von elektronischen Dokumenten aller Art. Ziel von DMS-Software ist es, Schriftstücke zu archivieren und sie unternehmensweit zugänglich zu machen. DMS-Software dient zur Organisation und Koordination von Entwicklung, Überarbeitung, Kontrolle und Verteilung von Dokumenten.

Vorgehen beim Dokumenten-Management

  • Bereits vorhandene auf Papier vorliegende Dokumente werden mittels Scannern zunächst digitalisiert
  • In einem darauffolgenden Schritt werden die digitalen Dokumente katalogisiert, indiziert und kategorisiert
  • Durch die Verschlagwortung mittels Meta Tags entsteht so ein digitales Archiv, in das auch eingescannte, gedruckte oder gefaxte Dokumente integriert werden können

Abgrenzung Dokumentenmanagement und Contentmanagement

DMS kommt in allen Branchen zum Einsatz. Im Unterschied zu den wesentlich umfangreicheren ECM-Sytemen beschränken sich DMS-Lösungen im eigentlichen Sinne auf die Archivierung von geschäftlichen Belegen, wie Rechnungen, Lieferscheine und Bestellungen. Der Übergang zwischen DMS und ECM ist jedoch fließend. Dennoch gibt es Unterschiede zwischen ECM und DMS-Systemen.

Digitale Archivierung und papierloses Büro

Der Wandel von Dokumenten in Papierform hinzu elektronischen Dokumenten wurde vor allem durch die technologischen Neuerungen und das gesteigerte Informationsaufkommen verursacht. Dadurch sind Einspar- und Optimierungspotenziale entstanden, die mittlerweile automatisiert mithilfe von Dokumentenmanagementsysteme ausgeschöpft werden.

Vorteile von digitalen Dokumenten

  • Standardisierte Erstellung, Bearbeitung, Speicherung
  • Zentrale Speicherung und problemlose Duplizierbarkeit
  • Verschiedene Ordnungs- und Zugriffsmöglichkeiten, z. B. nach Relevanz, nach Kundenzugehörigkeit, nach Erstellungsdatum, etc.
  • Globale und zeitlose Verfügbarkeit
  • Suchfunktionen vereinfachen Wissenstransfer und Recherche
  • Möglichkeit der Verlinkung zu externen Dokumenten und Verknüpfung mit Aufgaben und Prozessen möglich

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