Projektbegleitung von A-Z

Ihre bisherige Softwarelösung ist den gestiegenen Anforderungen Ihres Unternehmens nicht gewachsen? Prozessabläufe werden nur noch unzureichend abgedeckt? 

Um die Produktivität Ihres Unternehmens zu steigern, ist ein System gefragt, das sich den individuellen Anforderungen des Marktes und der strategischen Ausrichtung Ihres Unternehmens anpasst. Relevante Informationen müssen zu jeder Zeit transparent und effizient zur Verfügung stehen, um sie zielgerichtet verarbeiten zu können.

Doch welche Werkzeuge muss ein solches System mitbringen, um Ihre Prozesse schlank abzuwickeln?

Welche Anforderungen stellt Ihr Unternehmen an die Software?

Welchen Weg soll Ihr Unternehmen in Zukunft gehen?

Ist der Budget- und Zeitplan realistisch und sind alle Eventualitäten erfasst?

Das SoftSelect-Beraterteam begleitet Sie bei der Beantwortung dieser und weiterer Fragen rund um Ihr IT-Projekt.

Folgende Schritte stehen dabei im Vordergrund:

Die Bedarfsanalyse

Der erste Schritt zu einem erfolgreichen Projektabschluss und die Basis für Ihren nachhaltigen Unternehmenserfolg.

Folgende Fragen gilt es hierbei zu beantworten:

• Was sind Ihre Ziele, wo möchten Sie hin, welche Ressourcen stehen Ihnen zur Verfügung, wie hoch darf das Budget liegen?
• Welche Anforderungen stellt Ihr Unternehmen an die Software?
• Welche Unternehmensbereiche sollen, auch langfristig, abgedeckt werden?

Die Marktrecherche

Der Anbietermarkt ist unüberschaubar. Wir grenzen den Markt, auf Basis Ihrer individuellen Anforderungen, auf die relevantesten Anbieter ein:

• Wir treffen eine Vorauswahl von maximal zehn Anbietern (Long-List) auf Grundlage der mit Ihnen abgestimmten wichtigsten Kriterien („KO-Kriterien“).
• In der Long-List liefern wir die wichtigsten Fakten zu den Anbietern.

Lastenhefterstellung

Gemeinsam mit Ihnen erstellen wir unter Rückgriff auf Vorlagen, einen individuellen Anforderungskatalog,  um alle wesentlichen Anforderungen an die neue Software festzulegen.

• Darstellung Ihrer individuellen Unternehmenscharakteristika
• Definition des fachlichen Soll-Zustandes
• Festlegung der Anforderungen an die Software
• Feststellung der bisherigen Software, einschließlich Schnittstellen, Anpassungen und des Datenbestandes
• Zeit- und Budgetplanung

Das Lastenheft gibt die Strukturen, Prozesse und Anforderungen wieder. Es dient als Grundlage für die Ausschreibung sowie für das Pflichtenheft und ist damit Basis für Vertrag, Gewährleistung, Abnahme etc.

Ausschreibung

Die Ausschreibungsunterlagen versenden wir nach Absprache an die vorausgewählten Anbieter. Hierbei stehen wir für Rückfragen der Anbieter zur Verfügung, so dass Sie sich auf Ihre Aufgaben im Tagesgeschäft konzentrieren können.

Nach Rückmeldung der Anbieter werten wir die Stellungnahmen aus und stellen diese Auswertungen in einem Angebotsvergleich detailliert vor.

Ziel dieser Phase ist es, den Anbieterkreis auf „Präsentationsstärke“ weiter einzugrenzen.

Anbieterpräsentationen

Wie viele Lösungen in Präsentationen angesehen werden sollten, ist individuell abhängig vom Unternehmen und Projektumfang. Wir empfehlen in der Regel drei bis maximal funf Präsentationen.

Während der Präsentationen können die angebotenen Lösungen auf „Herz und Nieren“ geprüft werden.

Die Präsentationen sollen nicht nur einen ersten Eindruck der Software-Lösungen geben, sondern sind zugleich ein wichtiges Element für die finale Auswahl. So sind nicht bunte Folien wichtig, ebenso wenig was die Software alles kann. Entscheidend ist, wie Ihre Kernprozesse abgebildet werden. Auch die „Chemie“ zwischen Ihnen und dem Anbieter (insbesondere Projektteam) muss stimmen.

Wir begleiten mit unserer langjährigen Erfahrung die Präsentationen.

Dies beinhaltet:

• Präsentationsvorbereitung (Terminkoordination, Agenda etc.)
• Moderation
• Präsentationsnachbereitung (Beurteilungsmatrix, so dass nicht (nur) auf ein Bauchgefühl vertraut wird, Angebotsvergleich etc.)

Endauswahl der Anbieter

Nach einer Auswertung der Herstellerpräsentationen reduzieren wir in einer gemeinsamen Diskussion mit Ihnen den Anbieterkreis auf die letzten zwei Konkurrenten. Wir befinden uns auf der Zielgeraden des Projektes. Weitere Projektschritte sind:

• Referenzkundenbesuche
• Workshops, Demos
• Prüfung der funktionalen Abdeckung und Durchgängigkeit
• Abwägung und Festlegung auf den entscheidenden Anbieter

Vertragsverhandlungen

Wir begleiten Ihre Vertragsverhandlungen mit dem entscheidenden Anbieter. Dazu gehören:

• Eine umfangreiche Vertragsprüfung
• Preis- und Vertragsverhandlungen
• Vertragsunterzeichnung

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