Definition DMS - Dokumenten-Management-System

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Das SoftSelect Glossar / Lexikon beantwortet kurz und knapp Ihre Fragen zu Begriffen und Abkürzungen aus den Bereichen der IT- Software- und Hightech-Branche.

Definition und Erklärung DMS - Dokumenten-Management-System:

Unter Dokumentenmanagementsystemen(DMS) versteht man eine datenbankgestützte Verwaltung von elektronischen Dokumenten aller Art. Ziel von DMS-Software ist es, Schriftstücke zu archivieren und sie unternehmensweit zugänglich zu machen. DMS-Software dient zur Organisation und Koordination von Entwicklung, Überarbeitung, Kontrolle und Verteilung von Dokumenten.

Vorgehen beim Dokumenten-Management

  • Bereits vorhandene auf Papier vorliegende Dokumente werden mittels Scannern zunächst digitalisiert
  • In einem darauffolgenden Schritt werden die digitalen Dokumente katalogisiert, indiziert und kategorisiert
  • Durch die Verschlagwortung mittels Meta Tags entsteht so ein digitales Archiv, in das auch eingescannte, gedruckte oder gefaxte Dokumente integriert werden können

Abgrenzung Dokumentenmanagement und Contentmanagement

DMS kommt in allen Branchen zum Einsatz. Im Unterschied zu den wesentlich umfangreicheren ECM-Sytemen beschränken sich DMS-Lösungen im eigentlichen Sinne auf die Archivierung von geschäftlichen Belegen, wie Rechnungen, Lieferscheine und Bestellungen. Der Übergang zwischen DMS und ECM ist jedoch fließend. Dennoch gibt es Unterschiede zwischen ECM und DMS-Systemen.

Digitale Archivierung und papierloses Büro

Der Wandel von Dokumenten in Papierform hinzu elektronischen Dokumenten wurde vor allem durch die technologischen Neuerungen und das gesteigerte Informationsaufkommen verursacht. Dadurch sind Einspar- und Optimierungspotenziale entstanden, die mittlerweile automatisiert mithilfe von Dokumentenmanagementsysteme ausgeschöpft werden.

Vorteile von digitalen Dokumenten

  • Standardisierte Erstellung, Bearbeitung, Speicherung
  • Zentrale Speicherung und problemlose Duplizierbarkeit
  • Verschiedene Ordnungs- und Zugriffsmöglichkeiten, z. B. nach Relevanz, nach Kundenzugehörigkeit, nach Erstellungsdatum, etc.
  • Globale und zeitlose Verfügbarkeit
  • Suchfunktionen vereinfachen Wissenstransfer und Recherche
  • Möglichkeit der Verlinkung zu externen Dokumenten und Verknüpfung mit Aufgaben und Prozessen möglich

 

Nähere Informationen zu Abkürzungen, Definitionen und Fragen im IT-Sektor

Finden Sie hier weitere Erklärungen und Informationen von unseren Experten zur Definition des Begriffes: Was ist DMS - Dokumenten-Management-System?

 

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