Posteingangsmanagement

Definition Posteingangsmanagement

Das SoftSelect Glossar / Lexikon beantwortet kurz und knapp Ihre Fragen zu Begriffen und Abkürzungen aus den Bereichen der IT- Software- und Hightech-Branche.

Definition und Erklärung Posteingangsmanagement:

Posteingangsmanagement ist ein Teilbereich des Dokumentenmanagements (DMS) und beschreibt die digitale Abwicklung des täglichen Posteingangs in einem Unternehmen. Dies umfasst unter anderem die Registrierung des Posteingangs, die Digitalisierung, die Regelung der Verteilung und die Organisation der Ablage.

Sowohl der Eingang papiergebundener als auch elektronischer Dokumente werden vom Posteingangsmanagement berührt. Die Dokumente müssen aufbereitet, teilweise gescannt, der entsprechenden Abteilung bzw. einem Ansprechpartner zugeordnet, wesentliche Daten extrahiert, klassifiziert und in die jeweiligen Dokumenten-Management-Systeme eingespeist werden.

Ziele eines umfassenden Posteingangsmanagements sind die Steigerung der Prozessqualität, Verringerung der Durchlaufzeiten, die bei der internen Zustellung der Post bis zum richtigen Sachbearbeiter anfallen, Reduzierung der Fehlleitungen bei der Zustellung und der effizientere Personaleinsatz. Dies führt unterm Strich zu einer Reduzierung der Gesamtkosten. Höhere Zufriedenheit bei Kunden und Partnern aufgrund kürzerer Bearbeitungszeiten tragen ebenso zum Nutzen des Posteingangsmanagement bei.

Ein weiterer Vorteil dieses Verfahrens ist, dass durch den digitalen Posteingang Dokumente mit entsprechenden Archivierungskomponenten revisionssicher abgelegt werden können.

Weitere Informationen zu Posteingangsmanagement Software finden Sie in unserem Themenbereich DMS - Dokumenten-Management-Systeme und ECM - Enterprise Content Management Software .

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