Checkliste für die Softwareauswahl - Softwareeinführung Tipps

Software Beratung SoftSelect

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Um die zehn häufigsten Fehler bei der Softwareauswahl in mittelständischen Unternehmen zu vermeiden, haben wir Ihnen hier zehn Tipps aus der aulltäglichen Praxis der Softwareberatung aufbereitet. Um das bestmögliche Ergenis zu erreichen, überprüfen Sie bitte die folgenden Aussagen in Bezug auf Ihren Software-Auswahlprozess:

Priorität: Gemessen an der Bedeutung für das Unternehmen wurde dem Projekt eine ausreichend hohe Priorität zugeordnet. Die zum Projektstart betonte Wichtigkeit wird von den Akteuren nicht durch eigene Bereichsziele überlagert.

Verantwortung: Die Geschäftsleitung steht voll hinter dem Projekt und belegt dies auch durch eine entsprechende Unterstützung der laufenden Prozesse.

Motivation: Das Projektteam wurde sorgsam zusammengestellt. Alle Kernbereiche des Unternehmens sind darin mit positiv denkenden Teilnehmern vertreten. Die Eigenverantwortung und der Entscheidungsspielraum einzelner Teilnehmer werden gefördert und nicht auf ein Minimum reduziert.

Kommunikation: Es existieren einheitlich geregelte Informationswege. Gesprächskreise oder Lenkungsausschüsse werden eingerichtet und von den Beteiligten ausreichend genutzt. Durch eine zielgerichtete und offene Kommunikationsstrategie in beide Richtungen wird sichergestellt, dass alle relevanten Mitarbeiter sich als entscheidenden Teil der Lösung verstehen, ihr Wissen einbringen und die Prozesse direkt oder indirekt unterstützen und vorantreiben.

Zeit: Die Zeitfenster sind ausreichend bemessen um wichtige Teilaufgaben zu lösen. Für die Überprüfung und Optimierung der Kernprozesse im Unternehmen bleibt genügend  Zeit. Die Konzentration auf greifbare und abfragbare Funktionen tritt nicht in den Vordergrund. Fehleinschätzungen hinsichtlich der Möglichkeiten und Eignung der präferierten Lösungen werden so vermieden.

Know-how: Die Projektteilnehmer sind erfahren in der Durchführung eines Softwareauswahlprozesses. Es gibt Erfahrungswerte aus früheren Projekten und daher auch eine genaue Vorstellung von dem, was wirklich wichtig ist.

Struktur: Die Vorgehensweise ist strukturiert, Entscheidungen werden nicht aus dem Bauch oder auf Basis zweifelhafter Kriterien getroffen. Die Definition von klaren Zielsetzungen und Meilensteinen sowie die Verteilung und Abarbeitung von Aufgaben wird nicht nur durch situative Einflussfaktoren bestimmt. Durch das Projekt führt ein roter Faden, an dem sich das Team ausrichten kann.

Planung: Die exakte Planung der gesamten Projektetappen wurde durchgeführt, um ein strukturiertes Vorgehen zu garantieren. Gegenüber Herstellern und Partnern wird ein professioneller Umgang mit den projektrelevanten Aufgabenstellungen sichergestellt.

Kosten: Die genaue Analyse der vom Hersteller zu erbringenden Leistungsumfänge (Lizenzen, Customising, Schulung etc.) kann exakt durchgeführt werden. Offen formulierte Vertragspositionen, z. B. durch die Berechnung bestimmter Umfänge nach Aufwand, wurden in Workshops mit dem Hersteller erläutert und werden verstanden. Das Instrument „Workshop“ wurde zur Prüfung und Absicherung genutzt. Vertragspunkte, die bei Nachverhandlungen größte Aussicht auf Nachlässe versprechen, sind ausgemacht. Da ggf. interne Wissenslücken im Projektteam erkannt wurden, wurde ein Team (externer) Spezialisten beauftragt, da die Kosten im Vergleich zur Gesamtinvestition gering sind.

Ergebnismessung: Eine Ausgangsbasis um Soll-/Ist-Vergleiche zu ermöglichen, ist vorhanden. Ziel- und Zeitvorgaben für das Projekt sind klar formuliert und die interne Vorbereitung bestimmter Projektschritte steht nicht nur in Abhängigkeit einzelner Projektteilnehmer. Ein Qualitätsstandard für das Projekt wurde entwickelt.

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