Ordnung schaffen, bevor der Steuerberater kommt

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Wenn der Jahresabschluss naht oder eine Betriebsprüfung angekündigt ist, geraten viele Unternehmen ins Schwitzen, insbesondere dann, wenn der Überblick über Belege, Verträge, Buchungsvorgänge oder Kassenberichte fehlt. Der Grund hierfür ist oft keine Nachlässigkeit, vielmehr verlaufen Prozesse unstrukturiert oder digitale Systeme werden nicht konsequent genutzt. Dabei ist der Aufwand überschaubar, wenn man rechtzeitig geeignete Strukturen schafft. Ein gut vorbereiteter Mandant spart dem Steuerberater Zeit und dem Unternehmen letztlich bares Geld.

Was ein geordneter Belegfluss leistet

Belege sind das Rückgrat jeder Buchhaltung und indem Unternehmer frühzeitig Ordnung schaffen, verhindern sie Nacharbeiten und Rückfragen. Laut einer Bitkom-Studie aus dem Jahr 2024 nutzen 84 Prozent der Unternehmen bereits Softwarelösungen zur Dokumentenverwaltung. Die Qualität der digitalen Ablage schwankt allerdings stark. Fehlende Verschlagwortungen, doppelte Scans oder uneinheitliche Dateibenennung verzögern die Arbeit im Unternehmen wie im Steuerbüro. Eine verlässliche Struktur zeichnet sich hingegen aus durch

• einheitliche Dateiformate (z. B. PDF/A für Langzeitarchivierung)
• klare Namenskonventionen („Rechnung_2024-03-15_Musterfirma.pdf“)
• logische Ordnerstruktur nach Monaten oder Kostenarten
• eine Erfassung direkt nach Eingang

Digitale Tools wie Dokumentenmanagementsysteme (DMS) unterstützen dabei, diese Standards automatisiert umzusetzen und Dokumente rechtssicher zu archivieren.

Rechnungen effizient erstellen und verwalten

Die Ausgangsrechnungen sind ein essenzieller Bestandteil der Umsatzdokumentation und spiegeln die interne Ordnung wider. Unvollständige, falsch datierte oder zu spät versandte Rechnungen wirken sich direkt auf die Liquidität aus und erschweren dem Steuerberater gleichzeitig die Umsatzsteuer-Voranmeldung oder die Prüfung der Zahlungseingänge. Digitale Lösungen reduzieren Fehlerquellen und verschaffen den Unternehmern einen besseren Überblick.

Der Einsatz einer Rechnungssoftware automatisiert Prozesse wie Nummernvergabe, Rechnungsversand und Zahlungserinnerungen. Zudem wird eine revisionssichere Ablage möglich, was ein klarer Vorteil bei Betriebsprüfungen ist.

Kontoauszüge und Kassenbewegungen systematisch erfassen

Bankbewegungen sind die zweite Säule einer vollständigen Buchhaltung. Auch hier gilt, dass sich das, was einmal lückenhaft oder verspätet dokumentiert wurde, im Nachhinein kaum noch sauber rekonstruieren lässt. Vor allem bei Unternehmen mit Bargeschäften wird die Kassenführung schnell zur Schwachstelle. Das Bundesfinanzministerium verlangt deshalb seit der Kassennachschau 2018 lückenlose Nachweise. Hierzu gehören nicht zuletzt tägliche Kassenberichte.

Ein Verstoß wird schnell teuer. Laut § 162 AO dürfen Prüfer bei Unstimmigkeiten nämlich Zuschätzungen vornehmen. Deshalb ist der Einsatz einer zertifizierten Kassenlösung, die Kassenabschlüsse automatisch dokumentiert und die Daten GoBD-konform speichert, essenziell. Für Bankkonten bietet sich der elektronische Kontoauszug mit direkter Buchungsschnittstelle zur Buchhaltungssoftware an, denn auch das reduziert den manuellen Abgleich spürbar.

Welche Unterlagen der Steuerberater wirklich benötigt

Je besser der Steuerberater vorbereitet wird, desto effizienter arbeitet er und desto günstiger wird die Dienstleistung. Viele Kanzleien rechnen schließlich nach Aufwand ab und unvollständige Unterlagen produzieren Rückfragen. Eine vollständige und chronologische Belegmappe spart demgegenüber Zeit und senkt die Rechnung der Kanzlei. Im Idealfall umfasst die Übergabe

• Einnahmen-Überschuss-Rechnung (sofern relevant)
• relevante Geschäftskontoauszüge
• alle aktuellen Kassenberichte
• Ein- und Ausgangsrechnungen
• Verträge mit wiederkehrenden Buchungen (z. B. Miete, Leasing)
• Reisekosten- und Bewirtungsbelege
• ein Anlagenverzeichnis mit Zugängen/Abgängen

Hinweis: Digitale Steuerberaterplattformen bieten Mandanten zunehmend eigene Upload-Portale, über die Unterlagen sicher übertragen und vorab geprüft werden.

Aufbewahrungsfristen nicht dem Zufall überlassen

Eine saubere Ablage erfüllt die Anforderungen des Steuerbüros und gesetzliche Pflichten zugleich. Die Abgabenordnung (AO) und das Handelsgesetzbuch (HGB) schreiben Aufbewahrungsfristen von sechs bis zehn Jahren für geschäftliche Unterlagen vor. Diese sind teils sogar länger, wenn steuerliche Relevanz vermutet wird. Verstöße ziehen Bußgelder nach sich und führen bei Betriebsprüfungen zu gravierenden finanziellen Nachforderungen. Digitale Archivierungssysteme sollten daher eine unveränderbare Dokumentation (z. B. durch Zeitstempel oder Hash-Funktionen) unterstützen und einen sicheren Schutz vor unberechtigtem Zugriff gewähren. Außerdem sollte eine Versionierung möglich und eine nachvollziehbare Änderungshistorie einsehbar sein. Fristenüberwachungen und automatische Erinnerungen vor Löschungen sind ebenfalls sinnvoll.

Tipp: Cloud-Dienste sollten grundsätzlich auf Servern in der EU betrieben werden, um DSGVO-konform zu sein.

Buchhaltungssoftware und Schnittstellen clever wählen

Viele Probleme in der Vorbereitung entstehen aus einer fehlenden Kompatibilität zwischen Programmen. Wenn Kassensystem, Warenwirtschaft und Buchhaltungssoftware nicht miteinander kommunizieren, bleibt der Export nämlich weiterhin fehleranfällig und zeitaufwendig.

Eine Softwarelösung, die Buchhaltung, Faktura und ggf. Lagerführung integriert, spart Zeit, besonders bei wiederkehrenden Vorgängen wie Monatsabschlüssen, Umsatzsteuervoranmeldungen oder der Abgabe der E-Bilanz. Maßgeblich ist zudem die reibungslose Übergabe an den Steuerberater per DATEV-Schnittstelle oder über einen direkten Zugang zur eigenen Buchführung.

Ordnung als Teil der Unternehmenskultur

Nicht jedes Unternehmen hat es nötig, ein digitales Archiv aufzubauen oder Prozesse voll zu automatisieren. Aber eine klare Struktur, ob analog oder digital, gehört zur wirtschaftlichen Grundhygiene. Hilfreich ist es zudem, einfache Routinen zu etablieren. Dazu gehören ein wöchentlicher Belegscan, ein Monatscheck der Kontoauszüge und eine Quartalsabstimmung mit dem Steuerberater. Auch Schulungen für Mitarbeiter, die mit Rechnungen, Kasse oder Konten arbeiten, sorgen für mehr Qualität und senken das Risiko von Fehlern oder Fristversäumnissen deutlich.

Artikel vom 15.07.2025

Schlagwörter: Steuerberatung, Rechnungswesen, Buchhaltung