KI reduziert manuellen Aufwand beim Buchen

Über 100.000 Buchführungen profitieren vom DATEV Automatisierungsservice Rechnungen

Der DATEV Automatisierungsservice Rechnungen ist inzwischen für mehr als 100.000 Buchführungen in Deutschland im Einsatz. Diesen Meilenstein hat der intelligente Cloud-Service im August überschritten. Das Werkzeug verhilft Steuerberatungskanzleien mittels Künstlicher Intelligenz (KI) zu mehr Automatisierung bei der Buchführung für ihre Mandanten und entlastet sie von einer wiederkehrenden Routinetätigkeit. Rund 7.000 Kanzleien nutzen diesen Service bereits. Für über 100.000 Mandantenbestände lassen sie sich darüber durchschnittlich mehr als 7,5 Millionen Buchungsvorschläge im Monat automatisiert generieren.

Den Automatisierungsservice Rechnungen bietet DATEV seit 2021 an. Er analysiert die von den Unternehmen in die DATEV-Cloud hochgeladenen buchungsrelevanten Belege und erkennt darin den beteiligten Geschäftspartner sowie den zugrunde liegenden Sachverhalt. So kann er die passenden Buchungsvorschläge erzeugen. Dabei berücksichtigt der Automatisierungsservice auch anspruchsvolle Anforderungen. Befinden sich auf einem Beleg beispielsweise Positionen, die unterschiedlicher Besteuerung unterliegen, teilt er diese nach den entsprechenden Steuersätzen auf und schlägt mehrere Buchungen vor. Für die Erkennung ist es zunächst unerheblich, ob es sich beim Ausgangsbeleg um einen nativ elektronisch vorliegenden Belegtyp handelt – wie etwa eine E-Rechnung – oder um Belegbilder von Papierbelegen. Letztere verarbeitet das System, indem es sie mittels optischer Zeichenerkennung (OCR) erfasst. Mit den qualitativ hochwertigeren, bereits strukturierten Daten aus einer E-Rechnung kann der Automatisierungsservice aber deutlich bessere Buchungen vorschlagen.

Automatisierung mit Augenmaß

Auf Basis der mittels KI erzeugten Buchungsvorschläge lässt sich in der Steuerberatungskanzlei die Finanzbuchführung effizienter erstellen. Die Nutzerinnen und Nutzer in den Kanzleien können dabei entscheiden, ob sie vom System als sicher gekennzeichnete Vorschläge automatisch buchen lassen oder die jeweiligen Vorschläge einzeln noch bestätigen wollen. Markiert der Automatisierungsservice einen Vorschlag als unvollständig oder nicht nachvollziehbar, weisen einfache Symbole den Anwender darauf hin, an welcher Stelle Daten ergänzt oder kontrolliert werden sollten. Das System optimiert sich im Laufe der Zeit. Die Basis dafür sind die Bestätigungen und Korrekturen aus den Buchungen, die in die Cloud zurückgesendet werden.

Mit seinen stark steigenden Nutzungsraten ist der DATEV Automatisierungsservice Rechnungen ein hervorragendes Beispiel dafür, wie KI im Büroalltag Mehrwert stiftet und den Menschen entlasten kann. Analog dazu bietet DATEV seit August 2024 auch den Automatisierungsservice Bank an. Er analysiert die Informationen aus elektronisch bereitgestellten Bankkontoumsätzen und erzeugt daraus Vorschläge vor allem für Sachkontobuchungen. Dazu greift das System ebenfalls auf die im DATEV-Rechenzentrum gespeicherten Buchführungsdaten des jeweiligen Unternehmens zu und verwendet die Buchungen der Vergangenheit, um entsprechende Buchungen für die aktuellen Kontoumsätze vorzuschlagen. Auch dieser Cloud-Service erfreut sich hoher Wachstumsraten: Nur ein Jahr nach seiner Einführung nutzen ihn bereits etwa 5.000 Steuerberatungskanzleien für rund 50.000 Buchführungen.

Weitere Informationen zur DATEV eG

Artikel vom 07.10.2025

Schlagwörter: Rechnungswesen, Künstliche Intelligenz, Cloud