Dokumentenmanagement neu gedacht: mehr Ordnung, Tempo und Rechtssicherheit

Digitale Prozesse sind nur so gut wie die dazugehörigen Dokumente. Ein modernes und vollintegriertes Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist deshalb kein „Nice-to-have“, sondern die Basis für transparente Zusammenarbeit, geringere Fehlerquoten und messbare Zeitersparnis im Tagesgeschäft. Es unterstützt Sie dabei, Informationen strukturiert zu verwalten, Dokumente intelligent zu verschlagworten und Ihre Geschäftsabläufe abteilungsübergreifend zu beschleunigen.

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Warum ein DMS heute unverzichtbar ist

Ein professionelles Dokumentenmanagement bündelt Dateien zentral, hält Versionen konsistent und ermöglicht den gemeinsamen Zugriff in Echtzeit, über Abteilungen hinweg. Das reduziert Dubletten, beschleunigt Freigaben und senkt Papier- sowie Prozesskosten.
Dank umfassender SQL-Volltextsuche finden Sie Inhalte auch innerhalb von Dokumenten, über verschiedene Dateiformate hinweg. Zusätzlich unterstützt ein DMS regelkonforme Aufbewahrungsfristen, erinnert an fällige Löschungen und komprimiert Dokumente automatisch für geringeren Speicherplatzbedarf. Kurz: weniger Suchen, mehr Arbeiten.

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SOG ERP: Dokumentenmanagement nahtlos integriert

Mit dem vollintegrierten SOG DMS arbeiten Sie direkt dort, wo Ihre Prozesse stattfinden, im SOG ERP. Sie greifen ohne Systemwechsel auf Dokumente zu, nutzen intelligente Suchfunktionen und beschleunigen Freigabewege – ganz ohne Medienbrüche. Zu den Highlights zählen:

• Zentrale Ablage mit SQL-Volltextsuche für schnelle Treffer über Inhalte und unterschiedliche Dateiformate hinweg
• Drag & Drop Import: Dokumente direkt am jeweiligen Vorgang, Kunden, Artikel oder Projekt ablegen
• Intelligente Verschlagwortung nach Kunden, Lieferanten, Artikeln, Vorgängen, Projekten, Aufgaben, Chargen und Gültigkeiten
• Outlook-Integration per Drag & Drop sowie Versand erzeugter SOG Belege via Microsoft Exchange Server mit SMTP-Protokoll
• Abteilungsspezifische E-Mail- und Dokumentenvorlagen auf Knopfdruck nutzen
• Automatische Erkennung und Öffnung von Dateien über das Windows-Standardprogramm (PDF, JPG, GIF, CSV, etc.)
• Kompatibel mit Microsoft Office Word ab Version 2013
• Automatisierte Workflows: Eingehende E-Mails erzeugen Aufgaben, Wiedervorlagen und sorgen für klare Zuständigkeiten

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Rechtssicher archivieren – direkt aus SOG ERP

Für die revisionssichere, GoBD-konforme Archivierung bindet SOG ERP über die Archiv-Connect Schnittstelle führende Systeme wie ELOprofessional und EASY Enterprise an. Dokumente und Metadaten werden automatisiert übergeben, bleiben aber weiterhin komfortabel über die ERP-Suche auffindbar. Doppelter Speicherbedarf wird vermieden, Recherche und Bearbeitung erfolgen ohne Systemwechsel.

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Ihr Mehrwert im Handel

• Schneller auskunftsfähig: Alle Belege im Kontext des Kunden-, Lieferanten- oder Vorgangsdossiers
• Weniger Fehler, mehr Tempo: Eine Version, klare Workflows, kurze Freigabewege
• Papierlos und effizient: Digitale Erfassung, automatisierte Ablage und intelligente Komprimierung
• Compliance im Griff: Aufbewahrungsfristen, Protokollierung und revisionssichere Archivierung

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(Bildquelle SOG Business-Software GmbH)

Artikel vom 09.12.2025

Schlagwörter: ERP, Dokumenten-Management, DMS