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Digitale Personalakte: Mehr als nur Daten

Papierberge waren gestern. Digitale Prozesse erobern die Personalabteilungen. Kein Wunder: Denn die Arbeit mit Papier ist hier einer der größten Effizienzkiller überhaupt – ein Großteil der Arbeitszeit mit den Dokumenten entfällt auf das Suchen. Daher setzen immer mehr Unternehmen auf die Digitale Personalakte. Ab wann sich der Einsatz der Digitalen Personalakte lohnt, hängt vom Einzelfall ab. Grundsätzlich gilt: Je größer ein Unternehmen, umso höher das Einsparpotenzial. Deshalb ist die Einführung ab einer Mitarbeiterzahl von etwa 200 sinnvoll. Beim Umstieg müssen Unternehmen zunächst entscheiden, ob sie die vorhandenen Akten vollständig oder nur teilweise digitalisieren wollen. Gleichzeitig sollten sie prüfen, inwieweit die Akten „bereinigt“ werden müssen. Dem folgt die Konzeption einer Register- und Berechtigungsstruktur sowie die Definition eindeutiger Zuordnungskriterien.Nach der Digitalisierung fällt die Entscheidung, was mit den Papierakten geschehen soll. Im letzten Schritt gilt es, einen Prozess zu entwickeln, wie mit neuen Einträgen umzugehen ist, also wer neue Personalakten einscannt und wie diese in das System eingepflegt werden.

Knackpunkt Datenschutz

Die Frage des Datenschutzes kann bei Personaldaten gar nicht hoch genug eingestuft werden. Denn die Integrität der Dokumente muss auch bei digitalen Prozessen gewährleistet sein. Entscheidende Aspekte dabei sind eine definierte Berechtigungsstruktur, sodass nur befugte Personen auf die Daten zugreifen können. Zusätzlichen Schutz bietet die Verschlüsselung der Dateien. Deshalb ist die Digitale Personalakte nicht nur ein Thema für die Personalabteilung, sondern auch für die IT und die Geschäftsführung. Denn die Sicherheits- und Compliance-Richtlinien müssen sowohl auf der fachlichen als auch auf der IT-technischen und der unternehmensrechtlichen Ebene umgesetzt werden.

Damit eine digitale Akte allen rechtlichen Anforderungen gerecht wird, müssen bestimmte Kriterien erfüllt sein: Eine ordnungsgemäße Archivierung ist durch sicheres Scannen, sichere Ablage, sichere Wiedergabe und eine lückenlose Verfahrensdokumentation gegeben. Die Archivierung entsprechend den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung bedeutet beispielsweise auch Beweissicherheit der Dokumente vor Gericht. Voraussetzung dafür ist jedoch das korrekte Führen dieser Akte — wie bei der klassischen Papierakte auch.

Dies sind hohe Anforderungen, die die ursprünglichen Einsparpotenziale schnell zunichte machen können. Externe Dienstleister bieten Unternehmen jedoch die Möglichkeit, schnell und sicher von den Vorteilen zu profitieren. Sie bieten beispielsweise einen Rundum-Service: Er reicht vom Scannen der Akten über die Implementierung eines neuen Systems inklusive aller nötigen Schnittstellen bis hin zur Aufbewahrung der Papierakten. Eine Übernahme bestehender Akten ist dabei in der Regel problemlos möglich. Bei der Auswahl des Dienstleisters sollten Unternehmen darauf achten, dass dieser gleichermaßen über HR- als auch IT-Kompetenz verfügt. Denn nur so können sie alle Leistungen aus einer Hand beziehen und zugleich sicherstellen, dass sowohl ihre Personal- als auch ihre IT-Abteilung entlastet werden. Ein wichtiger Anhaltspunkt für die IT-Kompetenz sind dabei Rechenzentren des Dienstleisters, die über zahlreiche Sicherheitszertifizierungen verfügen.

 

Weitere Informationen: www.tds.fujitsu.com/dipa

Artikel vom 26.01.2011

Schlagwörter: Software, Personalverwaltung, Personalsoftware, Personalmanagement, Human Resources, HRM, Dokumenten-Management, Digitale Personalakte, Datenschutz, Business-Software

 

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