Nutzwertanalyse zur Software-Auswahl

Eine Nutzwertanalyse zur Software-Auswahl ermöglicht die systematische Bewertung der zur Auswahl stehenden Softwarelösungen in einem Softwareauswahlprozess. Ziel einer solchen Nutzwertanalyse ist es, in einem standardisierten Verfahren die für das Unternehmen objektiv am besten geeignete Software zu ermitteln.

Die Herangehensweise

Für die Nutzwertanalyse wird in einem ersten Schritt ein Anforderungskatalog (auch Kriterienkatalog oder Lastenheft genannt) erstellt. Der Anforderungskatalog für ein geeignetes Softwaresystem wie zum Beispiel eines ERP-Systems, einer BI- oder HR-Lösung ist stets unternehmensspezifisch und bedarf einer sorgfältigen Analyse der bestehenden Prozesse im Unternehmen sowie der Anforderungen der verschiedenen Abteilungen. Immer wieder kommt es bei Auswahlprojekten in dieser frühen Phase zu entscheidenden Fehlern, indem beispielsweise Projekte ohne ausreichende Rücksprache mit den Fachabteilungen oder mangelnder Rückendeckung der Geschäftsführungsebene initiiert werden. Die wichtigsten Kriterien für die Auswahl einer Business-Software-Lösung sind:

• die technisch-funktionalen Aspekte (z. B. Systemarchitektur, Prozessabdeckung, Webfähigkeit etc.)
• Anpassbarkeit/Skalierbarkeit an zukünftige Anforderungen (Zukunftssicherheit)
• Leistungsfähigkeit des Anbieters (Branchenkompetenz z. B. durch entsprechende Referenzkunden)
• Qualität des Supports (z. B. durch räumliche Nähe zum Anbieter)
• und last, but not least die Kosten (Preis-Leistungs-Verhältnis, Folgekosten)

Im zweiten Schritt werden die gesammelten Punkte gewichtet und in einer Tabelle angeordnet. Welche der Anforderungen zwingend erforderlich (KO-Kriterien) und welche Punkte optional (nice-to-have) sind, wird ebenfalls festgelegt. Je nach Gewichtung werden Punkte verteilt, so dass ein Scoring ermöglicht wird. Die Anforderungen des Kriterienkatalogs sollten dabei möglichst genau definiert werden, so dass Softwareanbietern kein Spielraum bei der Interpretation der Anforderungen gelassen wird.

Schlussendlich spielen die Kosten für die Softwareentscheidung vieler Unternehmen eine entscheidende Rolle. Geht es darum, die leistungsstärkste Software zu bekommen oder stehen die Kosten im Vordergrund? Dies muss in der Nutzwertanalyse entsprechend gewichtet werden.

Zu berücksichtigen ist, dass eine solche schematische Nutzwertanalyse lediglich eine Empfehlung darstellen sollte. Die weichen Aspekte wie die Sympathie des Software-Anbieters (Bauchgefühl) sollten in der finalen Phase der Softwareauswahl in die Entscheidung miteinbezogen werden. Selbstverständlich können jene weichen Faktoren ebenso wie die funktional-technischen Aspekte Bestandteil der systematischen Bewertung durch die Nutzwertanalyse sein.

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