Oftmals werden System und Funktionalitäten nicht in der Tiefe genutzt. Die Software bietet deutlich mehr, als von den Usern genutzt wird. Dies kann z.B. an nicht ausreichenden Schulungen liegen, oder auch die Kommunikation mit dem Partner/Berater ist nicht optimal.

Zunächst sollten die Punkte, die für die Unzufriedenheit sorgen gesammelt werden. Weiter sollte keine Scheu davor bestehen, auf den Anbieter zuzugehen und – auf Führungsebene – diese Unzufriedenheit zu äußern. Die Anbieter werden sich sogar freuen, wenn Kunden die Kommunikation suchen. Eventuell können z.B. durch einen anderen Partner, erweiterte Schulungen, erweiterte Module der Lösung, der Integration des neuesten Releases oder den Rückgriff auf Partnerlösungen des Anbieters die Probleme behoben werden.

Sollte dies nicht der Fall sein, ist die Überlegung anzustellen, ob nicht eine andere Software die Belange des Unternehmens besser abdeckt. Wichtig ist bei einer Softwareauswahl die Mitarbeiter einzubeziehen und die Last des Projektes nicht allein auf die Schultern des Projektleiters zu legen. Denn Mitarbeiter und Nutzer der Software, die bei der Auswahl beteiligt sind, werden an die neue Lösung viel motivierter herangehen, wenn sie ihre Meinung und Probleme mitteilen konnten und so im Entscheidungsprozess beitragen.